Cómo me gustaría que el día tuviera más de 24h…

Esto va en línea con la canción de Bruce Springsteen –“Viva Las Vegas”… ¿tienes la sensación que no tienes tiempo suficiente para hacer todo en un día? No eres tú el único. La gestión del tiempo es uno de los problemas más frecuentes que tenemos, en la vida personal y profesional.

Cuántas veces habrás escuchado “Tengo que salir pitando”, “No tengo tiempo”, “Siempre llego tarde” y, mi favorita, “Tengo mucho que hacer”.

“¿Cuáles son las razones reales por las que tengo un problema en la gestión de mi tiempo?”

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Cuando empecé a escribir este artículo, la idea era sugerir diferentes métodos y medios para ayudarte a gestionar tu tiempo. Sin embargo, cuando comencé a investigar y a probar algunos de ellos, me di cuenta que había otra forma de enfocar la gestión del tiempo –antes de considerar las típicas herramientas y técnicas.

Así que la primera pregunta quizás no sea “¿cuáles son las mejores herramientas y métodos que me ayudarán?” sino “¿Cuáles son las razones reales por las que tengo un problema en la gestión de mi tiempo?”

Tu respuesta podría incluir alguno o todos de los siguientes:

1. Distraerse

2. No ser asertivo o no ser capaz de decir “no”

3. Demasiado “que hacer”

4. Falta de auto-cuidado

5. Las cosas van mal

6. No delegar

7. Hacer muchas cosas a la vez

Es probable que estas sean las causas más comunes para una gestión efectiva del tiempo, y las que vamos a considerar a día de hoy

No querer hacer la tarea realmente.

Este es el mayor desafío para mucha gente y puede ser el más complejo. Cuando miras tus “quehaceres”… ¿son cosas que has estado posponiendo, evitando hacerlas o básicamente que no quieres hacerlas? Esto realmente puede afectar en cómo gestionamos las horas en el día. ¡Tenemos problemas para hacer cosas, cuando realmente no queremos hacerlas! Tal vez no sea tanto la falta de horas al día, sino las tareas que realmente te sientes inspirado para llevarlas a cabo.

Pero, ¿cuáles son las razones más comunes por las que no queremos hacer algo? Puede que pienses que esa tarea es difícil o complicada o que es aburrida o repetitiva. El riesgo a cometer errores o la posibilidad de negativa es algo que también afecta en nuestro deseo a realizarlas. Quizás sea un trabajo sucio, que implica esfuerzo físico o simplemente que no quieres hacerlo.

No importa cuántos calendarios uses, recordatorios o listas escribas, si realmente no quieres hacer algo, las herramientas para gestionar tu tiempo probablemente no te ayuden para conseguir hacerlas fácilmente.

¿Qué puedes hacer para aliviar el sentimiento de no querer hacer algo? En primer lugar, tenemos que preguntarnos “¿Tengo que hacer esto?” Si la respuesta es sí, pregúntate entonces por qué. Por ejemplo, si crees que no tienes más remedio que presentar una declaración de impuestos –porque es una obligación legal y puedes tener problemas si tú no lo haces… o porque tienes una responsabilidad familiar con un niño que depende de tu cuidado. Puede que sea un proyecto de trabajo con una fecha tope, un fregadero lleno de platos sucios o un coche que necesita reparación. Independientemente de la tarea, considera por qué tienes que hacerlo.

Después pregúntate qué pasaría si no hicieras esa tarea. Si tu corazón se acelera al imaginarte en prisión por no pagar los impuestos, una pérdida, llanto de tu hijo o un accidente con el coche o con la moto –entonces es probable que lo mejor será que aceptes que esa tarea es importante y que tienes que hacerla.

Una vez que entiendas y aceptes que la motivación para hacer las tareas es mayor a no hacerla, puedes tratarlo de manera diferente. En vez de dejarte llevar por el miedo o por la obligación de hacerla, toma una actitud positiva:

1. Inspírate.

En vez de ponerte en el peor de los casos, imagínate una vez completada la tarea o asignándola. Mírate a ti mismo presionando el botón de envío de tu declaración de impuestos en el documento online. Imagina a tu hijo cenando o a tu jefe dándote la enhorabuena por haber finalizado el proyecto. Visualiza a tu pareja (él/ella) cuando llega a casa después de un día y encuentra la cocina limpia. Intenta crear esos sentimientos antes de empezar la tarea. ¿Cómo te sentirás una vez que la hayas acabado? ¿Qué impacto tendrá en ti? ¿Una mezcla de logro, alivio, orgullo, ligereza y alegría? Inspirarte de esta manera para que tu lista de “quehaceres” sea más placentera a lo largo de tu ocupado día.

2. Simplifica las cosas.

Si te parece un trabajo difícil ¿hay alguna manera para hacerlo más fácil? ¿Puedes dividirlo en pasos más pequeños o partes? ¿Podrías hacer una parte hoy y otra mañana? ¿Qué opinas sobre conseguir ayuda o consejo? ¿Hay herramientas o aplicaciones que harían cosas más sencillas? Además, al parecer los proyectos complicados realmente pueden llegar a ser más sencillo que se pensaba originalmente una vez que se comienza.

3. Haz pequeñas pausas.

(Adaptado de la “Técnica Pomodoro” de Cirillo). Esto es más eficaz cuando se está trabajando en una tarea que consume tiempo por si misma. Cada 20 minutos más o menos levántate y aléjate de la mesa/ordenador o sal de la habitación donde estas trabajando. Extiende los brazos por encima de tu cabeza, haz una respiración profunda, dale a tus brazos y piernas una sacudida rápida. Esto es genial para re-energizar cuando te sientes cansado o necesitas volver a centrarte..

4. Crea un sistema de recompensas.

Esta es una forma de refuerzo positivo y puede mantenerte inspirado cuando los plazos se acercan. Di a ti mismo – “Si me paso la próxima media hora escribiendo este informe mensual, luego, a las 3 pm pararé, me premiaré con un buen vaso de zumo/diez minutos en Facebook /anotar algunas ideas creativas.” O “una vez que haya terminado mis tareas domésticas voy a coger cinco minutos para tomar una taza de café / telefonear a un amigo / comprarme algo bonito”.

5. Alterna la elección de tareas.

Este consejo no sigue ninguno de los típicos métodos de dar prioridad a los tiempos pero realmente me funciona cuando me parece que no puedo hacer las cosas. Hacer una tarea que no quieres hacer y luego continúas haciendo algo que si quieres hacer, y así sucesivamente. Es similar al sistema de recompensas en que la promesa de llegar a hacer algo que te guste a continuación te anima a seguir el camino.

Así que, con suerte, este artículo te ha animado a analizar y, en definitiva, mejorar tu enfoque de la gestión de tu lista de tareas diarias. Si das el paso preliminar para abordar el significado más profundo de “¿por qué?” antes de aplicar o configurar cualquier herramienta o programa, será más probable que puedas conseguir resultados sostenibles. Por supuesto, todavía hay siete sabotajes más a tener en cuenta en este enfoque de “pensar más allá de la tarea”. Sin embargo, me parece que, lamentablemente, ha finalizado el tiempo, por lo que tendrás que esperar hasta el próximo mes para tener algunas ideas y sugerencias más útiles como segunda parte. Como siempre, tus comentarios, preguntas e ideas son bienvenidas. Háblanos de tus propios desafíos de gestión del tiempo o sugerencias para hacer frente a una apretada agenda. ¿Qué me dices sobre la manera de motivarte e inspirarte a la hora de marcar las casillas en la “lista de tareas pendientes?”  Por favor, anímate a publicar tus ideas y únete a la conversación.